Digitale wijnkaart • 17 augustus 2025

Salon restauratie: 10 concrete digitale acties om uw contacten in klanten te transformeren

Goed ontworpen evenementen transformeren een restaurant in een echte bestemming: ze verhogen de omzet, dynamiseren het team, loyaliseren klanten en trekken de lokale pers aan. Of u nu een wijnbar, bistronomisch restaurant of gastronomisch tafel bent, deze praktische gids helpt u bij het ontwerpen, verkopen en beheren van winstgevende evenementen - proeverijen, thematische avonden, masterclasses - met een eenvoudige methode, checklists en ideeën die vanaf deze maand kunnen worden geactiveerd.

Waarom evenementen organiseren

Een evenement creëert een reden om op een vaste datum te komen, verhoogt de gemiddelde besteding (wijn-spijs combinaties, premium cuvées), bevordert mond-tot-mondreclame en genereert content voor uw netwerken. Het is ook een HR-tool: ontwikkeling van de vaardigheden van het team (wijnservice, storytelling), interne trots en cohesie. Aan de zakelijke kant, streef naar drie meetbare doelen per evenement: 1) vul X couverts aan een gemiddelde prijs die Y % hoger is, 2) verzamel opt-in e-mails voor follow-up, 3) verkoop aanvullende producten (flessen om mee te nemen, cadeaubonnen). Ondertussen: ontwikkel uw merk en uw wijnexpertise bij een gekwalificeerd lokaal publiek.

Kies het evenementformaat

Het juiste formaat hangt af van uw identiteit, uw capaciteit en uw marges. Bewezen voorbeelden: 1) Vrije proeverij van 5 wijnen + deelplanken; 2) Diner met wijn-spijs combinaties in 4 gangen; 3) Thematische masterclass (druivenras, terroir, jaargang); 4) Ontmoeting met een wijnmaker met Q&A; 5) Thematische avond (Italië, Pinot Noir, natuurwijnen); 6) Sensorische workshop (inleiding tot proeven, service en glaswerk). Definieer de belofte in een duidelijke zin, het concrete voordeel voor de klant en de marketing “hook” (gast, schaarste, jaargangen). Beperk de duur tot 90–150 minuten en cap de aantal plaatsen om de ervaring te behouden.

• Tip formaat: bied twee tickets aan: “Ontdekking” (3 wijnen) en “Handtekening” (5 wijnen + hapje), om de doelgroep te verbreden zonder de service te compliceren.
• Voorbeeld: “Tour de Loire in 5 glazen” met een finale op een oude jaargang voor het “wow”-effect.

Bouw een relevante kalender

Plan per kwartaal met “marronniers”: oogst (sept.-okt.), Beaujolais Nouveau (nov.), eindejaarsfeesten (feestelijke combinaties), Valentijnsdag (menu combinaties), de lente van de rosés, zomerterras, Vaderdag (gedistilleerde dranken). Voeg lokaal verankerde evenementen toe (beurzen, festivals, after-work vrijdagen). Afwisselend pedagogisch (masterclass) en gezellig (staande proeverij) om verschillende doelgroepen te bereiken. Laat 6–8 weken tussen de eerste communicatie en de datum van het evenement, met een laatste herinnering 7 dagen van tevoren. Blokkeer “reserve slots” voor opportunistische samenwerkingen (bezoek van een wijnmaker, uitgave van een zeldzame jaargang).

• Aanbevolen frequentie: 1 groot evenement per maand + 1 kort formaat (after-work 60 min) elke 2–3 weken.
• Doelcapaciteit: 60–80 % van de aangekondigde bezetting 10 dagen voor het evenement om commerciële stress te beperken.

Budget, prijzen en marges

Bouw een eenvoudige P&L per evenement: drankkosten (CB), voedselkosten (CF), personeel (P), huur/tafelgerei (L), marketing (M). Stel een consumentenprijs vast die een doelbrutomarge garandeert (bijv.: 70 % op dranken voor een proeverij; 65 % op een diner combinaties). Voeg een “upsell” regel toe (flessen om mee te nemen, cadeaubonnen) om het resultaat te waarborgen. Drie modellen: 1) Betaalde ticketverkoop (gemiddelde ticketprijs 35–95 €); 2) Gratis maar minimum verbruik; 3) Co-sponsoring met domein/distributeur (korting CB tegen zichtbaarheid en verkoop). Vergeet de platformkosten niet als u een online ticketverkoop gebruikt.

• Praktische regel: streef naar een break-even punt bij 60 % bezetting (veiligheid) en een nettomarge van 20–30 % bij 90 % bezetting.
• Winnende upsell: -10 % op flessen die dezelfde avond worden gekocht om mee te nemen (pakket van 3 of 6).

Strategische partnerschappen

Uitnodigen van partners zoals wijnmakers, handelaren of wijnwinkels: zij brengen expertise, een adressenlijst en soms productdeelname mee. Co-creëer het verhaal (terroir, jaargang, anekdotes), definieer de zichtbaarheid (affiches, netwerken, mailing) en verduidelijk het verkoopbeleid ter plaatse (marges, incasso, wettelijke voorwaarden). Denk ook aan culturele actoren (galerijen, akoestische muzikanten) en lokaal toerisme (toeristenbureau, hotels) om een extra publiek aan te trekken. Formaliseer het partnerschap met een mini-contract: datum, kostenverdeling, doelstellingen (X verkochte tickets), beeldrechten, recht om te annuleren/uit te stellen afhankelijk van het aantal deelnemers.

• Tip: zorg voor een “media kit” voor de partner: visuals, korte teksten, ticketlinks, hashtags.
• Bonus: reserveer 2–4 tickets voor lokale gekwalificeerde influencers (food/wine) met een duidelijke briefing over de redactionele lijn.

Marketing en communicatie

Een eenvoudig plan werkt beter dan een ingewikkeld systeem. Maak een speciale pagina met online tickets, duidelijke informatie (datum, tijden, formaat, menu, allergenen, beperkte plaatsen). Activeer 4 kanalen: 1) E-mail: 3 verzendingen (J-45 lancering, J-21 herinnering, J-7 laatste oproep) + segment “VIP” 48 uur van tevoren; 2) Sociale netwerken: Facebook/Instagram evenement, 1 teaser reel, 2 carrousel posts, stories op J-10/J-3/J-1; 3) Lokale SEO: publiceer op Google Business Profile (Post “Evenement”), voeg schema “Event” toe aan de pagina indien mogelijk; 4) Partners: co-publicatie en relais. Investeer een klein budget in geo-gelokaliseerde advertenties (2–5 km, interesses wijn/gastronomie) om de laatste 20 plaatsen te stimuleren.

• Visuele check: affiche in vierkant + verticaal formaat, 1 belofte zin, leesbare datum, call-to-action “Reserveren”.
• Lokale PR: waarschuw lokale pers/agenda's en Facebook-groepen in de buurt.
• Inhoud: deel 1 story “achter de schermen” voorbereiding/glazen/proefnotitie om de expertise te verankeren.

Ticketverkoop en reserveringen

Verminder de frictie: mobiele-first online ticketverkoop, veilige betaling, bevestigingsmail + kalender (.ics). Beperk no-shows met volledige betaling of niet-restitueerbare aanbetaling 3 dagen van tevoren, duidelijke annuleringsvoorwaarden en een geautomatiseerde wachtlijst. Ken aankomsttijden toe om de ontvangst te vergemakkelijken en verzamel dieetbeperkingen/allergieën vooraf. Centraliseer de reserveringen in één enkele tool (notitieboek of PMS/EMS) en synchroniseer de inventaris om overboeking te voorkomen. Bereid badges/zaalplan voor als het een zittend formaat is; voor staande evenementen, organiseer “stations” per wijn met duidelijke signalering.

• Betalingstip: bied een “early bird” korting van 10–15 % tot J-21 om de dynamiek op gang te brengen.
• Optie: “duo” tarief om de komst van twee personen te bevorderen en de besteding te verhogen.

Operaties op de dag zelf

Organiseer een teambriefing van 15 minuten: verloop, rollen, kernboodschappen per wijn, servicegebaren, signalen van overbelasting. Voorzie 10–15 % van het product als buffer (breuk, overconsumptie), identieke glazen per sequentie, spuugbakken, water, neutraal brood. Toon een mini-menu/proefnotitie per gast. Begin op tijd en respecteer de tijden: 12–15 minuten per wijn in een masterclass, 8–10 minuten in een vrije proeverij. Een gastheer zorgt voor de check-in en upsells (flessen, cadeaubonnen). Zet in op een afspeellijst met een beheersbaar volume, functionele verlichting, en een afgestemde temperatuur voor de wijnen. Eindig met een duidelijke “call to action”: volgende datum, onmiddellijke aankoopkorting.

• Express checklist: QR-codes voor ticketverkoop, kasfloat, flessenzakken, markers voor glazen, servetten, koelkasten, afvalbakken.
• Foto/video: wijs 1 persoon aan om 10–15 korte (verticale) inhoud te vastleggen voor hergebruik.

Meten van succes en loyaliteit

Meet systematisch: bezettingsgraad, omzet per plaats, nettomarge, gemiddelde drankbestelling, verkoop om mee te nemen, acquisitiekosten (marketinguitgaven / verkochte tickets), NPS/tevredenheid (mini-enquête QR-code), nieuwe e-mailabonnees. Analyseer kwalitatieve feedback (gestelde vragen, populaire wijnen) en voed uw kaart/aankopen. Stuur binnen 48 uur een “bedankt” e-mail met 1) fotoalbum/samenvatting, 2) link voor beoordelingen, 3) beperkte aanbieding op de geproefde cuvées, 4) voorverkoop van de volgende datum. Creëer een loyale “tribe”: “Club” status (toegang 24 uur van tevoren, gereserveerde plaatsen, ledenprijzen).

• Doel KPI: 30–50 % heraankoop van flessen dezelfde avond door deelnemers; 20–30 % die terugkomen voor een volgend evenement binnen 90 dagen.
• Automatisering: e-mailsequentie van 3 berichten over 14 dagen met educatieve inhoud + aanbieding.

Regelgeving en veiligheid

Controleer uw vergunning (III/IV) en het kader voor de alcoholservice; respecteer de gemeentelijke openingstijden en de verkoop om mee te nemen. Geef allergenen duidelijk aan en meld de aanwezigheid van sulfieten. Voor muziek, meld bij de SACEM indien nodig. Controleer de leeftijd bij twijfel; bied water en alcoholvrije opties aan. Respecteer de ERP-regels: vrije uitgangen, capaciteit, brandblussers, affichages. Werk uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering bij en verkrijg de nodige vergunningen voor een buitenruimte/privatisering. Bij commerciële samenwerking, formaliseer facturering, btw en verantwoordelijkheden. Bereid een preventieplan voor (vallen, gebroken glas) en een EHBO-kit.

• Goede reflex: een “consumptie verantwoordelijke” om discreet te controleren en in te grijpen indien nodig.
• Ethiek: waardeer een verantwoord retour (transport, ademtest, VTC-partnerschappen).

12 evenementideeën voor 2025

Behoefte aan onmiddellijke inspiratie? Hier zijn twaalf formaten die goed presteren en zich aanpassen aan verschillende capaciteiten: 1) “Verticale” van een domein (3 jaargangen van dezelfde cuvée); 2) Duel van druivenrassen (Pinot Noir vs. Gamay); 3) Tour van een terroir in 5 glazen (Loire, Piemonte, Galicië); 4) Combinaties van seizoensgebonden kazen x wijnen; 5) Bubbels avond: traditionele methode vs. ancestrale; 6) Masterclass “wijnfouten” (educatief en leuk); 7) Diner met vier handen met een gastchef; 8) After-work rosés en tapas op het terras; 9) Oranje wijnen en maceraties; 10) “Back vintages” van de kelder tegen kelderprijzen; 11) Focus op wijnmaker(s); 12) “Zero sulfiet toegevoegd” parcours onder begeleiding.

• Meer: bied een “Paspoort 3 evenementen” aan met een gepackete prijs en ledenvoordelen.
• MVO: thema “wijnen en klimaat” met aandacht voor duurzame wijnbouw en korte ketens.

Bronnen en Winevizer monitoring

Blijf op de hoogte van wijntrends, jaarganguitgaven en inspirerende initiatieven dankzij sector monitoring. Raadpleeg regelmatig gepubliceerde nieuws en analyses: inspiratie voor menu's, focus op regio's, service-innovaties, ervaringen van succesvolle evenementen. Een goede reflex: 2–3 ideeën per maand vastleggen en aanpassen aan uw huis-DNA. Vermijd “copy-paste”: behoud uw culinaire handtekening, uw toon en uw niveau van technische kennis om geloofwaardig te blijven bij uw klanten.

Voor meer informatie en om kant-en-klare evenementideeën te vinden, verken de nieuws en dossiers: https://www.winevizer.com/news. En om de publicaties over evenementen in de horeca te ontdekken, raadpleeg de categorie: https://www.winevizer.com/category/evenement-de-la-restauration.

Samenvatting

• Definieer een eenvoudige belofte en een formaat dat past bij uw identiteit en capaciteit.
• Plan een kwartaal kalender met marronniers en afwisseling tussen pedagogie/gezelligheid.
• Beheers uw P&L: prijzen, marges, break-even bij 60 % bezetting, gestructureerde upsells.
• Activeer 4 marketingkanalen (e-mail, netwerken, lokale SEO, partners) met een duidelijke tijdlijn.
• Simplificeer de ticketverkoop: online betaling, annuleringsbeleid, wachtlijst.
• Orkestreer de dag zelf: briefing, signalering, timing, “wow” ervaring en duidelijke call-to-action.
• Meet, bedank binnen 48 uur, kapitaliseer op UGC en lanceer de voorverkoop van de volgende datum.
• Respecteer het wettelijke kader: vergunning, allergenen, muziek, ERP, verzekering, preventie.
• Test formaten voor 2025 (verticale, duel druivenrassen, oranje wijnen, 4 handen) en creëer een “Club”.
• Doe regelmatig uw monitoring op Winevizer om uw ideeën te vernieuwen en geloofwaardig te blijven.

Ontdek andere ideeën en concrete cases in de categorie gewijd aan evenementen in de horeca op Winevizer, en volg het laatste nieuws op Winevizer News om uw volgende kalender te voeden.

Toegang tot meer dossiers en inspiratie op https://www.winevizer.com/ of blader direct door de categorie “Evenement in de horeca” hier: https://www.winevizer.com/category/evenement-de-la-restauration.