Geef uw medewerkers toegang zonder uw wachtwoord te delen

In Winevizer kan de houder van het account secundaire accounts aanmaken voor zijn medewerkers. Elke persoon heeft een eigen login en een eigen wachtwoord, en krijgt alleen toegang tot de vestigingen die u toewijst. Uw sommelier, uw zaalverantwoordelijke of de chef van een andere vestiging kan de wijnkaart bijwerken zonder uw wachtwoord te kennen, en zonder uw abonnement of uw facturatie te zien.

In veel restaurants wordt de wijnkaart door één persoon beheerd, meestal de eigenaar, omdat het account op zijn naam staat. Op de dag dat de sommelier een prijs moet aanpassen of een fles moet toevoegen die vanochtend is aangekomen, zijn er twee oplossingen: hem de login van de eigenaar uitlenen, of hem vragen via u te gaan. De eerste stelt het hele account bloot, de tweede maakt van u een flessenhals. Secundaire accounts vermijden allebei.

Wat een medewerker wel en niet kan doen

Een medewerker logt in op hetzelfde back-office als u, met eigen gegevens. Hij werkt op de vestigingen die u hem hebt toegewezen: de lijst met wijnen, de kaart, de instellingen van een vestiging.

Een aantal dingen blijft voor hem gesloten, omdat ze bij de accounthouder horen:

• een vestiging toevoegen;
• een vestiging pauzeren of verwijderen;
• de pagina Mijn account openen, en dus het abonnement, de facturen, de facturatie en het beheer van de andere secundaire accounts.

De enige accountpagina die een medewerker ziet is zijn eigen pagina, om zijn wachtwoord te wijzigen. Het gaat niet om een verborgen knop: ook het adres van de pagina wordt voor een secundair account geweigerd.

Een secundair account aanmaken, stap voor stap

1. Log in met het account van de houder en open Mijn account.
2. Ga naar het tabblad Secundaire rekeningen.
3. Vul voor elke persoon de naam, het e-mailadres en een tijdelijk wachtwoord in.
4. Kies de vestigingen waartoe de persoon toegang heeft. Minstens één is vereist: zonder vestiging wordt het opslaan geweigerd.
5. Sla op.

De persoon ontvangt daarna een uitnodigingsmail, in het Frans, Engels of Nederlands, met de login, het tijdelijke wachtwoord, de naam van wie uitnodigt, de betrokken vestigingen en een knop om in te loggen. Bij de eerste aanmelding moet de persoon een eigen wachtwoord kiezen: het tijdelijke wachtwoord dat u hebt ingevoerd blijft dus niet in gebruik.

U kunt op elk moment naar dit tabblad terugkeren om de naam, het e-mailadres of de lijst met vestigingen van een account te wijzigen.

Voor welke restaurants het nuttig is

• Een restaurant met een sommelier of een chef de rang die de kaart dag aan dag bijhoudt, terwijl de eigenaar het abonnement in handen houdt.
• Een groep of meerdere vestigingen: elke verantwoordelijke krijgt alleen toegang tot zijn eigen vestiging, het hoofdkantoor houdt het account van de houder.
• Een restaurant dat een dienstverlener inschakelt voor de kaart: beperkte toegang tot de betrokken vestigingen is beter dan uw wachtwoord per mail door te geven.

Wat deze functie niet doet

Er zijn geen rollen of rechten die u functie per functie kunt instellen. Een secundair account heeft werktoegang tot de vestigingen die het krijgt, de accounthouder behoudt de rest.

Waar te beginnen

Maak een lijst van de personen die echt aan de kaart werken, één per betrokken vestiging, en maak hun toegang in tien minuten aan in het tabblad Secundaire rekeningen. Houd uw eigen account voor wat de onderneming bindt: het abonnement, de facturen en nieuwe vestigingen.

Nog geen digitale wijnkaart? Met de gratis digitale wijnkaart bouwt u een eerste versie voordat u uw team uitnodigt.