Donner un accès à vos employés sans partager votre mot de passe

Dans Winevizer, le titulaire du compte peut créer des comptes secondaires pour ses employés. Chacun a son propre identifiant et son propre mot de passe, et n'accède qu'aux établissements que vous lui attribuez. Votre sommelier, votre responsable de salle ou le chef d'un autre site peuvent mettre à jour la carte sans connaître votre mot de passe, et sans voir votre abonnement ni votre facturation.

Dans beaucoup de restaurants, la carte des vins est tenue par une seule personne, le plus souvent le patron, parce que le compte est à son nom. Le jour où le sommelier doit changer un prix ou ajouter une bouteille arrivée le matin, il y a deux solutions : lui prêter l'identifiant du patron, ou lui demander de passer par vous. La première expose tout le compte, la seconde fait de vous un goulot d'étranglement. Les comptes secondaires évitent les deux.

Ce qu'un employé peut faire, et ce qu'il ne peut pas faire

Un employé se connecte au même back-office que vous, avec ses propres identifiants. Il travaille sur les établissements que vous lui avez attribués : la liste des vins, la carte, les réglages d'un établissement.

Plusieurs choses lui restent fermées, parce qu'elles relèvent du titulaire :

• ajouter un établissement ;
• mettre un établissement en pause ou le supprimer ;
• ouvrir la page Mon compte, et donc l'abonnement, les factures, la facturation et la gestion des autres comptes secondaires.

La seule page « compte » que voit un employé est la sienne, pour changer son mot de passe. Ce n'est pas un simple bouton masqué : l'adresse de la page est elle aussi refusée à un compte secondaire.

Créer un compte secondaire, pas à pas

1. Connectez-vous avec le compte titulaire et ouvrez Mon compte.
2. Allez dans l'onglet Comptes secondaires.
3. Pour chaque personne, renseignez le nom, l'email et un mot de passe provisoire.
4. Choisissez les établissements auxquels elle a accès. Il en faut au moins un : sans établissement, l'enregistrement est refusé.
5. Enregistrez.

La personne reçoit alors un email d'invitation, en français, en anglais ou en néerlandais, avec son identifiant, son mot de passe provisoire, le nom de la personne qui l'invite, les établissements concernés et un bouton de connexion. À sa première connexion, elle doit choisir son propre mot de passe : le mot de passe provisoire que vous avez saisi ne reste donc pas en usage.

Vous pouvez revenir dans cet onglet à tout moment pour modifier le nom, l'email ou la liste des établissements d'un compte.

Pour quels restaurants c'est utile

• Un restaurant avec un sommelier ou un chef de rang qui tient la carte au jour le jour, pendant que le patron garde la main sur l'abonnement.
• Un groupe ou plusieurs établissements : chaque responsable de site n'accède qu'à son établissement, le siège garde le compte titulaire.
• Un restaurant qui fait appel à un prestataire pour la carte : un accès limité aux établissements concernés vaut mieux que votre mot de passe confié par mail.

Ce que cette fonction ne fait pas

Il n'existe pas de rôles ni de droits à régler fonction par fonction. Un compte secondaire a un accès de travail sur les établissements qu'on lui donne, un compte titulaire garde le reste.

Par où commencer

Listez les personnes qui touchent vraiment à la carte, une par établissement concerné, puis créez leur accès en dix minutes dans l'onglet Comptes secondaires. Gardez votre propre compte pour ce qui engage l'entreprise : l'abonnement, les factures et les nouveaux établissements.

Pas encore de carte numérique ? La carte digitale gratuite permet d'en monter une première version avant d'inviter votre équipe.